I soggetti interessati all’ottenimento dell’autorizzazione videosorveglianza sono gli esercizi commerciali e i soggetti privati che hanno almeno un dipendente o un socio lavoratore e che intendano installare nei luoghi di lavoro un impianto di videosorveglianza. E’ importante sapere che l’inosservanza a queste disposizioni è punibile penalmente oltre che amministrativamente. Si può arrivare fino a 15 giorni di carcere e decine di migliaia di euro di multa.

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1) Vorrei installare un impianto di videosorveglianza nella mia azienda, dove occupo un solo dipendente.Cosa devo fare per legittimarne l’utilizzo?

Le aziende che occupano fino a 15 dipendenti e che intendano installare nei luoghi di lavoro un impianto di videosorveglianza hanno l’obbligo, sancito dall’art. 114 del D.Lvo N° 196/2003 che richiama l’art. 4 della Legge N° 300/1970, di munirsi di apposita autorizzazione videosorveglianza per l’installazione ed l’utilizzo dell’impianto, rilasciata dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) competente per territorio, previa presentazione di apposita istanza. Secondo tale norma, nella fattispecie devono ricorrere esigenze organizzative e produttive ovvero di sicurezza del lavoro (da estendere anche al concetto di tutela del patrimonio). La richiesta va fatta, a cura del titolare dell’impianto, utilizzando (preferibilmente) l’apposito modulo messo a disposizione dalla ITL sul sito www.lavoro.gov.it accedendo al link Uffici Territoriali. A conclusione delle relative valutazioni tecniche, effettuate sulla base della documentazione allegata all’istanza, l’Ufficio rilascia alla ditta il provvedimento di autorizzazione videosorveglianza, individuando, nello stesso, opportune condizioni di utilizzo del sistema che hanno potere vincolante per l’azienda. L’obbligo di cui sopra vige anche per le aziende che, occupando più di 15 dipendenti, siano sprovviste di rappresentanti sindacali aziendali (RSA o RSU) o che, pur avendoli, non hanno raggiunto un accordo sindacale con gli stessi per l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza. L’obbligo non vige per le aziende che non occupano dipendenti. In tutti i casi sopra esposti, il titolare dell’impianto, e quindi del trattamento dei dati, deve comunque ottemperare agli obblighi di informativa previsti dall’art. 13 del D.Lvo N° 196/2003.

2) Per utilizzare un impianto di videosorveglianza in azienda è sufficiente far sottoscrivere ai lavoratori dipendenti una nota di consenso?

No. Il consenso espresso dai lavoratori è materia privacy che riguarda l’applicazione degli artt. 23 e 24 del D.Lvo N° 196/2003. Esso non ha nulla a che fare con la procedura prevista dall’art. 4, comma 2, della Legge N° 300/1970, che indica nell’accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, eventualmente presenti in azienda, la strada maestra per la legittimazione dell’impianto. La stessa procedura prevede inoltre che, in difetto di accordo, ricorra per il datore di lavoro l’obbligo di richiedere alla Direzione Territoriale del Lavoro il rilascio dell’apposita autorizzazione videosorveglianza.

3) E’ necessario allegare all’istanza le informative firmate dai dipendenti?

L’informativa consegnata ai dipendenti non è tra i documenti da allegare all’istanza.

4) Posso installare l’impianto di videosorveglianza e tenerlo spento fino a quando otterrò l’autorizzazione?

La norma prevede l’attivazione della procedura art. 4, comma 2, della Legge N° 300/1970 non solo per l’utilizzo dell’impianto ma, ancor prima, per l’installazione. Pertanto si consiglia di presentare l’istanza dopo aver approntato un progetto di massima, evitando di procedere con l’installazione e calcolando un lasso di tempo che varia tra i 30 ed i 60 giorni, a partire dalla data della richiesta, per ottenere l’autorizzazione.

5) Se le telecamere inquadrano solo l’esterno della ditta, è comunque necessario richiedere l’autorizzazione?

L’orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad esempio il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda.

6) A che cosa serve l’autorizzazione?

L’autorizzazione videosorveglianza, come pure l’accordo sindacale con le RSA, è lo strumento attraverso il quale si stabiliscono modalità di utilizzo di un sistema di controllo a distanza che, nel soddisfare le esigenze manifestate dall’azienda, sono comunque tese a preservare le libertà fondamentali e la dignità dei lavoratori occupati nei luoghi di lavoro.

7) La normativa si riferisce solo alle aziende commerciali?

No. La normativa si riferisce a qualsiasi tipo di attività, per l’effettuazione della quale venga occupato personale dipendente.

8) Dovendo richiedere l’autorizzazione a quale Ufficio mi devo rivolgere?

L’Ufficio preposto al rilascio dell’autorizzazione videosorveglianza è la Direzione Territoriale del Lavoro (DTL) competente per territorio nella provincia dove ha sede l’unità locale della ditta presso cui si intende installare l’impianto.

9) Dovendo richiedere l’autorizzazione per più sedi aziendali ubicate nella stessa provincia, basta inoltrare una sola istanza?

L’autorizzazione va riferita ad una singola sede aziendale presso la quale il sistema di controllo (videosorveglianza, geolocalizzazione ecc) venga installato. Pertanto il datore di lavoro deve presentare una istanza per ciascuna sede aziendale interessata.

10) Oltre alle due marche da bollo, sono previste altre spese per ottenere l’autorizzazione?

Non sono previste altre spese.

11) L’autorizzazione viene rilasciata contestualmente alla presentazione dell’istanza?

No, in quanto vanno fatte da parte dell’Ufficio le opportune valutazioni tecniche ed, in alcuni casi (qualora si tratti di autorizzare sistemi complessi o quando le informazioni fornite dall’azienda risultino carenti sotto alcuni aspetti), è necessario procedere con l’effettuazione di un sopralluogo in azienda a cura del personale tecnico della DTL incaricato per la valutazione del caso.Diversamente ,l'ispettorato ha 6o gg. di tempo per rispondere. No si applica il silenzio-assenso.

12) L’autorizzazione ha una scadenza?

L’autorizzazione mantiene la sua validità fintanto che nulla cambi nella configurazione dell’impianto installato, rispetto a quanto autorizzato. In tal senso si può affermare che l’autorizzazione non ha scadenza. E’ però opportuno che, in caso di modifiche, il datore di lavoro comunichi alla DTL le variazioni che intende apportare all’impianto, affinché l’Ufficio abbia modo di intervenire sul provvedimento di autorizzazione già rilasciato con integrazioni o sostituzioni.

13) Quali sono le informazioni contenute nell’autorizzazione?

L’autorizzazione contiene informazioni sul numero, sul tipo e sulla dislocazione delle apparecchiature facenti parte dell’impianto, nonché sulle modalità di funzionamento dello stesso. Vi sono inoltre elencate alcune condizioni di utilizzo individuate dall’Ufficio al fine di: evitare un indebito controllo a distanza dell’attività lavorativa svolta dai dipendenti; impedire l’acquisizione di dati non pertinenti con le finalità dell’impianto o comunque lesivi della riservatezza dei lavoratori; garantire l’adozione di adeguate misure di protezione dei dati raccolti; fissare entro i limiti previsti dalla norma i tempi di conservazione dei dati.

14) La mia azienda non occupa dipendenti per gran parte dell’anno, ad eccezione di alcuni periodi in cui si ricorre ad assunzioni a termine od a chiamata. Devo richiedere ugualmente l’autorizzazione?

Si. Nel caso specifico l’autorizzazione ha vigore solo nei periodi di occupazione di personale dipendente, mentre rimane sospesa nel resto dell’anno.

15) Quali sono le principali condizioni di utilizzo previste per poter autorizzare un impianto di videosorveglianza negli ambienti di lavoro?

Il mantenimento dell’impianto a circuito chiuso all’interno della sede aziendale è una delle condizioni più importanti cui si ricorre al fine di evitare che si possano liberamente visionare le immagini da postazione remota mediante l’impiego di PC, tablet o telefoni cellulari. Si può derogare a tale divieto nel caso il datore di lavoro abbia affidato alle Forze dell’Ordine (Questura o Carabilineri), oppure ad un Istituto di Vigilanza privato, il servizio di videosorveglianza mediante collegamento dell’impianto con la centrale operativa di tali soggetti. Anche il coinvolgimento del personale dipendente, nelle occasioni in cui sia necessario accedere alla visione od allo scarico delle immagini registrate, è una delle condizioni imprescindibili previste nell’autorizzazione. Tale coinvolgimento si garantisce, di fatto, prescrivendo la condivisione tra datore di lavoro e dipendenti della password di accesso alle registrazioni. In merito al posizionamento ed all’orientamento delle telecamere, poi, si assicura che, ad eccezione dei locali aperti alla clientela, per i quali non sono previste particolari restrizioni, negli ambienti di lavoro non vengano inquadrate postazioni fisse o zone destinate alla esecuzione dell’attività lavorativa. Sono ammesse invece telecamere che sorveglino porte, finestre o zone di passaggio come i corridoi.

16) Oltre all’affidamento del servizio alle Forze dell’Ordine, ci sono altri casi particolari per cui è consentito il collegamento dell’impianto di videosorveglianza a postazione remota?

Si. Nel caso il datore di lavoro, a fronte di un basso rischio di furti o rapine nelle fasce orarie di apertura della ditta, non ravvisi la necessità di mantenere in funzione l’impianto di videosorveglianza durante lo svolgimento dell’attività lavorativa, si può autorizzare l’attivazione dell’impianto solo ed esclusivamente nelle fasce orarie di chiusura, senza alcuna restrizione in relazione al controllo delle immagini da remoto

17) Ho rilevato una attività aziendale per la quale al vecchio proprietario è stata già rilasciata una autorizzazione alla installazione di un impianto di videosorveglianza. Cosa devo fare?

L’autorizzazione viene intestata alla ditta che utilizza il sistema. Nel caso cambi la ragione sociale di tale ditta, il soggetto subentrante deve provvedere a richiedere, mediante istanza, il rilascio di una nuova autorizzazione, segnalando eventuali modifiche che venissero fatte sull’impianto.

18) Oltre alla videosorveglianza, ci sono altri ambiti di applicazione dell’art. 4 Legge N° 300/70?

La norma ricorre ogni qualvolta si intenda utilizzare in ambienti lavorativi apparecchiature dalle quali possa scaturire un incidentale controllo a distanza dell’attività lavorativa. In tal senso rientrano in tale ambito, ad esempio, anche gli impianti di geolocalizzazione satellitare degli automezzi o di dispositivi aziendali dotati di GPS, il trattamento dei dati relativi a traffico di posta elettronica ed internet o ad attività svolta con sistemi informatici, le registrazioni di conversazioni telefoniche o di dati telefonici aziendali.

19) Si può inoltrare l’istanza alla Direzione Territoriale del Lavoro via PEC?

No, a causa della necessità di presentare le marche da bollo.

20) Quali sono le sanzioni per chi non è in regola?

Per l’inosservanza delle disposizioni in materia di apparecchi di controllo (art. 4 e 38 L. 300/70; artt. 114 e 171 D.lgs 196/2003), a meno che il fato non costituisca un reato più grave, è prevista l’ammenda da € 154 a € 1.549, oppure l’arresto da 15 giorni ad un anno. Nei casi più gravi le pene sono applicate congiuntamente ed inoltre, qualora la pena dell’ammenda sia inefficace, il giudice può quintuplicarla. Per il mancato rispetto delle disposizioni in materia di videosorveglianza è prevista la sanzione amministrativa, da € 30.000,00 a € 180.000,00 (art. 162, comma 2 ter D.Lgs 196/2003).

21) In caso di presenza di rappresentanza sindacale in azienda come devo procedere?

Tali impianti e strumenti possono essere installati solamente previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In mancanza di suddetto accordo, gli impianti e gli strumenti di controllo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Qualsiasi violazione dell’art. 4 è penalmente sanzionata ai sensi dell’art. 38 del medesimo Statuto dei Lavoratori.